PENGENALAN MANAJEMEN PERKANTORAN

PENGENALAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok

PENGANTAR BISNIS

Dosen Pengampu :

NIHAYATU ASLAMATIS, SE.,MM.

Oleh Kelompok

Moh. Bambang Hertanto 09510107

Mochammad mirza 09510108

Evi Puspia sari 09510109

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

2009

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah, karena berkat rahmatNya kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul MANAJEMEN PERKANTORAN ini dengan usaha maksimal untuk dapat memenuhi dan mlengkapi tugas makalah tentang PENAGANTAR BISNIS.

Materi yang ada dalam makalah ini telah disesuaikan dengan silabus perkuliahan PENGANTAR BISNIS. Adapun yang menjadi tujuan dari disusunnya makalah ini adalah untuk membantu perkembangan wawasan tentang manajemen perkantoran dan bagai mana memperoleh informasi tentang menjalankan manajemen perkantoran yang baik dan pentingnya system computer yang menunjang kelangsungannya. Semoga makalah tentang MANAJEMEN PERKANTORAN ini dapat lebih bermanfaat bagi para pembaca.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Malang, 5 Oktober 2009

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latarbelakang Masalah

Pada setiap perkantor pasti mempunyai system manajemen untuk mengelola bahan keterangan,komunikasi dan ingatan organisasi.Dengan adanya system manajemen perkantoran segala sesuatunya lebih efisien dan dapat lebih jelas kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilaksanakan,sehingga segala sesuatunya sudah terencana dengan baik.Banyak sekali fungsi manajemen dalam perkantoran,tidak bisa dalam suatu perkantoran itu tidak ada sistem manajemennya ataupun ada tetapi tidak berjalan dengan baik hal itu dapat mempengaruhi sistem kerja perkantoran,tidak hanya dalam segi jadwal kegiatan, sistematis perkantoranpun akan terbengkalai, untuk menjalankan manajemen di dalam perkantoran diperlukan kepemimpinan yang mampu membawa pekerjanya untuk menjalankan system tersebut agar dapat berjalan dengan baik.Oleh karena itu kantor yang baik adalah kantor yang mempunyai manajemen yang yang baik dan profesional.

1.2 Rumusan masalah:

1. Apakah pengertian manajemen perkantoran?

2. Bagaimana system manajemen dan informasi?

1.3 Tujuan penulisan makalah:

1. Untuk mengeahui pengertian manajemen perkantoran

2. Unuk menetahui system manajemen dan informasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor “the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)

2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)

3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )

5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).

6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

Tidak hanya itu sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB(1969),bahwa keduanya sama,walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-halyang berhubungan dengan Negara,sedangkan namajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan. Sedangkan definisi manajemen perkantoran (Gie, 2000) menurut beberapa ahli antara lain adalah:

1. WH Evans (1963): fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi , dan ingatan organisasi;

2. Arthur Grager (1958): fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi;

3. George Terry (1966): Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun Institute of Administrative Management (Anonymous, 2002) pada pertengahan

tahun 1990-an mendefisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa menejemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.Menurut Quible (2001), ada 4 tahapan dalam evolusi teori manajemen yang berkaitan dengan dunia administrasi, yaitu dimulai dengan menejemen ilmiah (scientific management) pada awal tahun 1900-an, dilanjutakan dengan manajemen administratif (administratrative management) pada awal tahun 1930-an, manajemen hubungan manusia nistratif (human relation management) pada dekade 40 hingga 50-an, dan sekarang dengan manajemen modern (modern management).

Selain klasifikasi menurut Quible juga terdapat klasifikasi menurut Odgers (2005) yang terdiri dari 4 teori, yaitu: manajemen klasik, manajemen perilaku, manajemen ilmiah, dan manajemen kualitas.

1. Manajemen klasik

Pada awal abad 18 dan 19, dunia sedang mengalami Revolusi Industri yang menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi industry yang modern.Manajemen klasik mempunyai 2 pandangan,yaitu: manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.

v Manajemen Ilmiah

Pandangan ini didasarkan oleh adanya 2 masalah utama yang dihadapi organisasi, yaitu bagaimana meningkatkan output pekerja dan meningkatkan efisiensi pengelolaan organisasi.

Pandangan ini dipelopori oleh Frederick W. Taylor (1911) pada tahun 1880-an.Sebagai seorang insinyur pada perusahaan Betlehem Steel, dia berkeyakinan bahwa banyak masalah yang dihadapi perusahaan dapat dipecahkan secara ilmiah dengan mengomunikasikan tingkat produksi yang diinginkan kepada karyawan.

Penelitian lain yang menggunakan pendekatan ini adalah Frank dan Lilian Gilbreth. Mereka menggunakan studi gerak dan waktu untuk mengembangkan diagram yang akan merekam pola proses serta arus kerja, mengeksplorasi pada tingkat tertentu di mana seorang karyawan akan merasa lelah dan bagaimana implikasinya terhadap kesehatan dan produktivitas kerjanya. Studi waktu sangat memperhatikan jumlah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan, sementara studi gerak memperhatikan efisiensi gerakan yang dibuat selama menyelesaikan pekerjaan (Gilbreth, 1947).

Peneliti ketiga adalah Max Waber, sosiolog Jerman yang mengembangkan konsep desain organisasi yang ideal. Birokrasi adalah organisasi ideal yang ditawarkan oleh Weber yang sangat formal,impersonal, dan diperintah oleh peraturan daripada orang. Prinsip birokrasi yang ditawarkan oleh Waber diterangkan sebagai berikut:

§ Pekerjaaan yang kompleks diuraikan menjadi pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang

§ Hierarki yang sangat jelas dengan rantai komando yang tetap;

§ System dengan aturan yang abstrak untuk mengontrol organisasi;

§ Aktivitas administrasi, pengambilan keputusan dan aturan direkam secara tertulis;

§ Pekerjaan dan promosi berdasarkan kualifikasi teknis;

Peneliti keempat adalah William H. Leffingwell, yang menurut Odgers (2005) dinobatkan sebagai Bapak Manajemen Perkantoran. Dia mengembangkan 5 Prinsip untuk Bekerja secara Efektif (Leffingwell, 1950), yaitu:

§ Perencanaan kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan pekerjaannya.Bagaimana, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan juga dijelaskan dalam perencanaan tersebut;

§ Penjadwalan kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajemen dapat mengoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasi dalam sebuah jadwak kerja;

§ Pelaksanaan kerja. System operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan. Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat;

§ Pengukuran kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif, manajemen administrasi akan dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan;

§ Menggaji pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi, melatih, memotovasi, mengompensasi, dan mempromosikan pekerja agar motivasi mereka tetap tinggi.

v Manajemen Kasatuan yang Utuh

Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer administrasi dituntut untuk menitikberatkan perhatiannya pada keseluruhan masalah yang terjadi di dalam organisasi.

Peneliti pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah Henri Fayol. Dia adalah ahli geologi dan insinyur Prancis yang memperkenalkan beberapa fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pemberian tugas pengoordinasian, dan pengawasan.

Penelitian kedua adalah Mary Follett. Dia adalah seorang filsuf politik dan pemecah masalah yang kreatif dalam memotivasi dan membentuk sebuah tim.

2. Manajemen Perilaku

Sebagaian besar peneliti menyadari bahwa manusia selain membutuhkan materi (uang), mereka juga mempunyai kebutuhan social, psiklogis, dan fisik yang lain. Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam aliran Manajemen perilaku, yaitu pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.

v Pendekatan Hubungan Manusia

Salah satu peneliti yang terkenal dalam pendekatan ini adalah Elton Mayo. Dia memimpin penelitian yang dilakukan pada tahun 1927 hingga 1932 yang mempelajari dampak lingkungan fisik (pencahayaan, pemanas udara, kelelahan, dan layout tempat) pekerjaan terhadap produktivitas pekerja di pabrik Howthorne Electric (lebih lanjut hal ini dikenal dengan penelitian Howthorne)

v Pendekatan perilaku ilmiah

Pada awalnya, teori perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat laun hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, social, emosional, hingga terhadap 15 daftar kebutuhan manusia.

Penelitian pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah Abraham Maslow.

Dia adalah seorang psikolog yang mengembangkan Teori Motivasi Manusia, dan mendeskripsikan bahwa kebutuhan manusia itu layaknya sebuah hierarki.

Berdasarkan teori ini manajer menyadari bahwa kebutuhan setiap pekerja adalah berbeda dan seharusnya tidak mengasumsikan bahwa pendekatan tunggal dapat digunakan untuk memotivasi seluruh pekerja guna menyelesaikan pekerjaan.

Peneliti kedua yang menggunakan pendekatan ini adalah Douglas McGregor yang meneliti sisi manusia dari sebuah organisasi. Setiap orang mempunyai sisi yang kontradiktif antara perasaan dan emosi, lebih lanjutnya teori ini dikenal dengan nama Teori X dan Teori Y (McGregor, 1960).

Peneliti ketiga adalah Frederick Herzberg yang mengemukakan Teori Motivation-Hygien (Herzberg, 1959). Berdasarkan teori ini, ada dua factor pekerjaan yang selalu mempengaruhi kinerja pegawai, yaitu:

§ Motivator, dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang menciptakan sikap yang positif terhadap pekerjaan.

§ Factor pemeliharaan (hygienic), yaitu factor eksternal yang berkaitan dengan produktivitas sebuah pekerjaan.

Penelliti keempat adalah Peter F. Drucker yang mengemukakan Management by Objectives (MBO)(Drucker, 1954). Dia berpendapat bahwa pada setiap pekerjaan atau tugas harus disusun sebuah target yang akan dicapai, sehingga kinerja yang diharapkan dari pegawai akan mudah dianalisis.

3. Manajemen Ilmiah

Sebenarnya teori ini merupakan lanjutan dari manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Taylor (1911). Selama ini kita mengenal Manajemen Ilmiah sebagai Metode Bisnis Kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik dalam matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat dikemukakan adalah:

v Sampel pekerjaan, dengan menggunakan sampel acak pekerjaan untuk menciptakan standar pekerjaan di sebuah organisasi atau perusahaan;

v Queuing theory, yang mempelajari pekerjaan administrasi yang dilakukan pegawai dengan menggunakan kerangka kerja perakitan (assembly line) layaknya di sebuah pabrik, misalnya prosedur yang harus dilakukan oleh seorang penduduk Indonesia untuk mendapatkan SIM di kantor polisi setempat.

v Forecasting, yang digunakan untuk memperkirakan anggaran yang akan dibutuhkan pada tahun depan.

v Penyeleksian, yang digunakan untuk menyeleksi pegawai baru yang paling tepat untuk mengisi posisi baru di organisasi ataupun bagaimana menyeleksi supplier perusahaan dengan menggunakan Data Envelopment Analysis (DEA) yang dikembangkan oleh Charnes dan Cooper (1978) serta Analytic Hierarchy Process (yang dikembangkan oleh saaty)

4. Manajemen Kualitas

Saat ini Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai dampak yang sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui kaluasan organisasi dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik.

Maskipun TQM diimplementasikan dalam berbagai pendekatan, namun ada 4 elemen pokok yang menyertainya:

v Focus pada kepuasan pelanggan;

v Pengembangan produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi;

v Kerja tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama;

v Teknik pengukuran statistic didesain dan digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi produksi.

2.2 Manajemen Kantor dan Informasi

System Informasi Manajemen (SIM) Adalah system manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Dari definisi tersebut, dapat dicata adanya unsur-unsur penting dari SIM. Unsur- unsur penting tersebut adalah:

a. System manusia/ mesin

b. System terpadu

c. Pendukung operasi

Dewasa ini telah terjadi ledakan informasi, sebagai akibat adanya ledakan penduduk. Informasi, amat diperlukan bagi kegiatan operasi manajemen. Karena jumlah informasi banyak sekali, maka sebaiknya, kegiatan yang berkenaan dengan informasi ini sebagian dilakukan oleh manusia dan sebagian lagi dilakukan oleh mesin.

Dalam sebuah SIM mempergunakan alat bantu berupa komputer sehingga untuk melaksanakan SIM orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komputer. Pada pengelolahan informasi biasanya menggunakan “ file “, masing- masing organisasi memiliki “file” tersendiri, kondisi ini menimbulkan efisiensi dalam pengolahan dan pengendaliannya. File yang “cerai berai” sering menimbulakan duplikasi maupun kesenjangan, hal inilah yang menimbulkan agar menggunakan system informasi terpadu sebab akan memudahkan adanya integrasi antara data dan pengolahannya.

Ø Perkembangan Konsep System Informasi Manajemen

Sebenarnya sebelum orang menggunakan computer, sudah ada gagasan mengenai system informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan. Pengembangan ilmu pengetahuan, seperti akuntans manajemen, ilmu pengetahuan manajemen, teori- teori manajemen dan juga pengolahan komputer, memungkinkan pematangan konsep SIM.

Ilmu manajemen adalah penerapan metode ilmiah dan teknik- teknik analisa kuantitatif terhadap masalah manajemen. Pembentukan model untuk analisa manajemen biasanya dipakai rumusan matematika atau prosedur perhitungan yang umumnya membutuhkan alat bantu computer.

Dalam perkembangannya, teori- teori manajemen lebih menekankan pada segi- segi prilaku dan motivasi pada struktur keorganisasian serta system dalam organisasi. Perkembangan dalam teori- teori manajemen ini penting bagi perancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan system manusia atau mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model- model keputusan.

Ø Manfaat penggunaan Sistem Informasi manajemen

Seseorang yang memiliki tugas mengambil keputusan, tidaklah cukup kalau hanya menerima data mentah atau ikhtisar. Mereka memerlukan cara pengolahan data dan penyajian data sedemikian rupa, agar keputusan dapat diambil. Dengan kata lain, seseorang pengambil keputusan (manajer) memerlukan cara pengolahan data dalam bantuk model pengambilan keputusan. Semua ini akan terpadu dalam penggunaan SIM.

Beberapa pemakai SIM dan penggunaannya adalah:

1. Petugas administrasi, untuk untuk mengerjakan transaksi, mengolah data dan menjawab pertanyaan.
2. Manajer tingkat bawah, untuk mendapatkan data operasi, membutuhkan perencanaan, penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.
3. Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisinya, membantu menganalisisnya, perencanaan dan pelaporan.
4. Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan informasi khusus, laporan khusus mengenali persoalan dan peluang, menganalisis pengambilan keputusan.

Ø Sub Sistem Utama dalam SIM : Sub Sistem Fungsional dan Kegiatan

• Subsistem Fungsional dalam sebuah SIM dapat disebutkan :

1. Pemasaran (dengan sub-subsistem : ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisa pelanggan dan penjual).
2. Produksi (dengan sub-subsistem : perencanaan dan penjadwalan produksi, pengendalian biaya, analisis biaya).
3. Logistic (dengan sub-subsistem : perencanaan dan pengendalian pembelian, pembelian, sediaan barang dan distribusi).
4. Personalia (dengan sub-subsistem : perencanaan kebutuhan personalia, penganalisa prestasi, administrasi gaji).
5. Keuangan dan akuntansi (dengan sub-subsistem : analisis keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan).
6. Pengolahan informasi (dengan sub-subsistem : perencanaan informasi analisa biaya atau aktivitas).
7. Manajemen puncak (dengan sub-subsistem : perencanaan stategis, pengalokasian sumber daya).

• Subsistem kegiatan dalam sebuah SIM :

1. Pengolahan transaksi (pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan).
2. Pengendalian operasi (penjadwalan kegiatan, laporan prestasi).
3. Pengendalian manajemen (perumusan anggaran, alokasi sumber daya).
4. Perencanaan strategis (perumusan sasaran dan rencana strategis).

• Penggunaan subsistem fungsional dan subsistem kegiatan dalam praktek :

Dalam praktek, kedua subsistem ini umumnya digabungkan dan menghasilkan sub-subsistem kombinasi yang terperinci. Sebagai contoh kombinasi subsistem pemasaran dengan subsistem perencanaan strategis, akan menghasilkan sub-subsistem perumusan sasaran penjualan produk tertentu, demikian seterusnya.

Ø Kelemahan Penerapan Konsep SIM dalam Organisasi

• Dalam penerapan teknologi computer dan konsep SIM pada suatu organisasi, sering menghasilkan kegagalan

Penyebab – penyebab kegagalan tersebut adalah :

1. Kekurangan perangkat keras/ lunak
2. Kekurangan tenaga dan prosedur dalam SIM
3. Kurang siap tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi system baru tersebut.

• Penggunaan SIM sering menimbulkan pertentangan gagasan

Beberapa pertentangan gagasan tersebut adalah :

a. Akan menggunakan system total atau akan digunakan gabungan subsistem.

b. Sumber system informasi terpusat ataukah terpencar.

c. Terminal ditempatkan di setiap kantor eksekutif, atau terminal yang dioperasikan staf.

d. Apakah fungsi manajeril sudah siap untuk menerima dan menggunakan teknologi maju system informasi,ataukah belum siap.

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa banyak sekali hal yang berhubungan dengan Manajemen kantor tersebut tetapi ada salah satu hal yang mana menjadi salah satu satu tombak yang dapat mempengaruhi dari hasil atau kinerja kegiatan kantor tersebut adalah Komunikasi kantor, yang didalamnya memuat penyampaian informasi dari seseorang/mesin kepada pihak lain yaitu unsur pengirim berita, informasi, sarana, isyarat, penerima. Pengorganisasian kantor

1.Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lelu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut. Pengoordinasian kantor Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor. Pengawasan kantor Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

Ø aspek Manajemen Kantor

1.Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen

2.Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut

3.Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan. 4.Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan

5.Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor

6.Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja

Ø Harapan Manajemen kepada manajemen kantor

1. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

2. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis

3. Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.

4. Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya

5. Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil

Ø Ada dua tugas pokok Manejer kantor, antara lain:

1.Menggerakan sekelompok orang/petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai aktivitas sesuai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

2.Menggerakkan segenap sarana dan prasarana, dalam arti menyiapkan berbagai sarana, mengatur pemakaian, menetapkan langkan dan mengoptimalkan pemakaiannya baik benda, biaya, alat, bangunan, metode dan sumber-sumber lain yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Sukoco,Badri Munis.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta.Sejarah Ilmu Semesta

2. www.wikipedia.org

3. Husain,Anwar.2007.Teori Ekonomi.Jakarta.PT. Dunia Buku.

Lampiran

Study Kasus

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DEALER, STUDI KASUS PT. TELKOMSEL Created by Hutagalung, Alexander Farady

Subject:	Perangkat Lunak Komputer
Keyword:	Dealer Distribusi Survey

[ Description ]

Dealer merupakan sarana bagi Telkomsel untuk mendistribusikan produknya. Tetapi, saat ini produk Telkomsel tidak terdistribusi dengan merata. Pendistribusian produk terpusat pada daerah tertentu. Daerah pemasaran produk dari dealer tidak dapat diketahui. Bahkan sistem pencatatan distribusi pun masih manual. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan rancangan dan implementasi sistem informasi untuk mengatur dan memonitor dealer tersebut. Pengembangan aplikasi tersebut dimulai dengan identifikasi kebutuhan sistem, dilanjutkan dengan pembuatan desain, dan setelah desain diimplementasikan, dilakukan uji coba terhadap beberapa fungsi yang mewakili fungsi sejenis untuk mengevaluasi sekuritas penggunaan, input data, proses dan kesesuaian laporan. Hasilnya, berupa aplikasi Manajemen dealer yang memiliki fungsi pengelolaan dealer, pengawasan distribusi produk, survey terhadap daler serta fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan pengelolaan data pengguna dan pengaturan tampilan sistem.

Analisis

Distribusi Survay Telkomsel

Zaman modern sekarang ini kebutuhan akan komunikasi dan Informasi sangatlah penting.Contohnya perusahaan besar yang mempunyai lebih dari 15 juta pelanggan yaituTelkomsel. Telkomnsel telah menyalurkan /memperluas jaringan telekomunikasi sampai ke plosok-plosok desa.Tapi kenyataannya masih banyak jaringan telekomunikasi telkomsel belum merambah ke plosok-plosok desa yang agak terpencil, ini dikarenakan Telkomsel masih terpusat pada daerah-daerah tertentu saja yang lebih banyak penduduknya.Masih banyak yang harus dibenahi.Ada beberapa yang harus dibenahi yaitu:

1. Kurangnya Koordinasi sehingga pemasaran produk dari dealer tidak dapat diketahui

2. Sistem pencatatan distribusi yang masih manual

Sebaiknya dibuatkan rancangan manajemen perkantoran yang baik dan implementasi sistem untuk mengatur dan memoniotoring Dealer untuk pendistribusianya. Hasilnya, berupa aplikasi Manajemen dealer yang memiliki fungsi pengelolaan dealer, pengawasan distribusi produk, survey terhadap daler serta fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan pengelolaan data pengguna dan pengaturan tampilan sistem.

Read More